Antwoorden op veelgestelde vragen

Contracteren in de zorg

Kan ik de dienst “contract onderhoud” ook afnemen als ik zelf het contract geregeld heb?

We bieden deze begeleiding standaard aan als je via Ovezo een contract laat sluiten. Maar ook als dit niet zo is dan kun je gebruik maken van deze dienst. Schrijf je vrijblijvend in bij Ovezo en informeer naar het tarief.
Klopt het dat ik geen factuur krijg als blijkt dat de gemeente geen contract met mij wil sluiten?

Dat klopt! Wanneer wij je aanmelding hebben beoordeeld laten wij je na onze analyse weten of No cure no Pay mogelijk is. We bieden je op deze manier de beste kans op een contract zonder risico voor jou.
Kunnen jullie me in mijn gemeente ook helpen aan een contract?

Ovezo heeft een landelijke dekking, we kunnen zorgaanbieders in heel Nederland van dienst zijn.
Kom ik in aanmerking voor een contract in mijn gemeente?

Dit is afhankelijk van de manier van aanbesteden in jouw gemeente en wat de eisen zijn om toe te kunnen treden. Neem gerust contact met ons op als je meer wilt weten.

Digitaal platform

Kan ik cliëntregistraties in hetzelfde systeem opvoeren?

Ja dat kan! In ons systeem zit een module voor cliëntregistraties.
Ik ben mijn gebruikersnaam voor het digitale platform vergeten. Hoe kom ik hier achter?

Wij kunnen dit eenvoudig voor je nakijken, neem contact op met een van onze medewerkers.
Ik ben mijn wachtwoord van het digitale platform vergeten. Hoe kan ik weer inloggen?

Als je naar de website van jouw omgeving gaat, voer je je gebruikersnaam in en klik je op “Ik ben mijn wachtwoord vergeten”. Je krijgt nu een link in je mailbox, waarmee je een nieuw wachtwoord kunt instellen.

Kwaliteitsprogramma Gezinshuizen

Welke normen kan ik opzetten voor mijn praktijk als ik jullie kwaliteitsprogramma ga gebruiken?

Een paar voorbeelden van normen die beschikbaar zijn via Ovezo: HKZ 143 Kleine organisaties_2021; IS0 9001-2015; HKZ 165 Zorg en Welzijn; Kwaliteitscriteria Gezinshuizen; Kwaliteitsprogramma Gezinshuizen; Jij-kader; Technische/facilitaire dienst in control (zorg met verblijf). Ook bieden wij een cliëntdossier.

Kwaliteitssystemen

Welke normen kan ik opzetten voor mijn praktijk als ik jullie kwaliteitsprogramma ga gebruiken?

Een paar voorbeelden van normen die beschikbaar zijn via Ovezo: HKZ 143 Kleine organisaties_2021; IS0 9001-2015; HKZ 165 Zorg en Welzijn; Kwaliteitscriteria Gezinshuizen; Kwaliteitsprogramma Gezinshuizen; Jij-kader; Technische/facilitaire dienst in control (zorg met verblijf). Ook bieden wij een cliëntdossier.
Wat kost het mij om een kwaliteitshandboek via Ovezo op te zetten?

Eenmalige investering: €1200,- inclusief twee instructiedagen | €800,-zonder instructiedagen. Jaarlijkse kosten (afhankelijk van de organisatiegrootte): €350,- Zelfstandig gevestigd (1-2 medewerkers); €525,- Kleine organisatie (3-4 medewerkers); €1050,- Grotere organisatie (5–10 medewerkers).
(Hoe) krijg je een certificaat / keurmerk via het kwaliteitsprogramma van Ovezo?

Gemeentes/zorgverzekeraars eisen in sommige gevallen een gecertificeerd kwaliteitshandboek. Als je via ons een handboek opzet, is dat nog niet gecertificeerd. Een onafhankelijke geaccrediteerde partij kan het kwaliteitshandboek certificeren. We kunnen hierin met je meedenken. Neem voor meer informatie contact met ons op.
Ik heb nog geen kwaliteitshandboek, maar de gemeente eist dit. Wat nu?

Je moet inderdaad in veel gevallen een (gecertificeerd) kwaliteitssysteem geïmplementeerd hebben voordat je kunt contracteren. Je kunt dit systeem zelf verder uitwerken via ons digitale platform. Ovezo helpt op unieke wijze bij de ontwikkeling en het implementeren van je eigen kwaliteitssysteem. Een paar voorbeelden van normen die beschikbaar zijn via Ovezo: HKZ 143 Kleine organisaties_2021; IS0 9001-2015; HKZ 165 Zorg en Welzijn; Kwaliteitscriteria Gezinshuizen; Jij-kader; Technische/facilitaire dienst in control (zorg met verblijf).
Ik lees dat Ovezo officieel HKZ-partner is. Wat is HKZ?

Het keurmerk van HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) staat voor duurzame kwaliteitsverbetering in zorg en welzijn: onafhankelijk en betrouwbaar. Met het HKZ-keurmerk kunnen praktijken laten zien dat zij serieus werk maken van kwaliteit van zorg en dat ze voldoen aan de eisen die daaraan gesteld worden door klanten, professionals en relevante stakeholders. Een organisatie met het HKZ-keurmerk heeft intern de zaken goed op orde, stelt de klant centraal en werkt voortdurend aan het verbeteren van de zorg- en dienstverlening.

Wtza

Waar kan ik vinden wat er precies bedoeld wordt met een kwaliteitssysteem en de andere eisen vanuit de Wtza?

Meer informatie vind je terug op www.meldennieuwezorgaanbieders.nl/checklist-alles-op-orde.
Kunnen jullie mij helpen bij het opzetten van een kwaliteitssysteem om te voldoen aan de WTZA?

Jazeker, ons kwaliteitshandboek helpt je om de kwaliteit in jouw praktijk op een hele praktische manier inzichtelijk te maken en te houden, mede dankzij de gratis cliëntmodule (elektronisch cliëntendossier). Het Ovezo kwaliteitssysteem helpt je om 100% te voldoen aan de eisen te voldoen van de inspectie met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem. Op onze website vind je meer informatie over wat wij voor je kunnen betekenen. Je kunt ook altijd contact met ons opnemen als je meer wilt weten.
Wat kost het mij om een kwaliteitshandboek via Ovezo op te zetten?

Eenmalige investering: €1200,- inclusief twee instructiedagen | €800,-zonder instructiedagen. Jaarlijkse kosten (afhankelijk van de organisatiegrootte): €350,- Zelfstandig gevestigd (1-2 medewerkers); €525,- Kleine organisatie (3-4 medewerkers); €1050,- Grotere organisatie (5–10 medewerkers).
Moet ik een Kwaliteitshandboek hebben?

Ja, op grond van de Wkkgz of de Jeugdwet. Als je je meldt bij de IGJ, dan dien je aan een checklist te voldoen met 15 eisen. In die checklist staat onder andere een kwaliteitsmanagementsysteem beschreven. Hieraan moet je voldoen voordat je zorg gaat verlenen.
Moet mijn kwaliteitshandboek ook gecertificeerd worden om te voldoen aan de eisen vanuit de Wtza?

De Wtza vereist geen gecertificeerd kwaliteitshandboek, de wet eist wel dat u een kwaliteitshandboek opstelt, inricht en dat u systematisch gegevens bijhoudt over uw zorgverlening zodat u die kunt gebruiken bij de evaluatie en toetsing van de kwaliteit van de zorg (PDCA). Het kan wel zo zijn dat gemeentes een gecertificeerd handboek eisen om in aanmerking te komen voor een contract Jeugdhulp en/of WMO. Maar dit staat los van de Wtza.
Wanneer ben ik nieuwe of een bestaande zorgaanbieder?

Een nieuwe aanbieder ben je als je je nog nooit aangemeld hebt bij de IGJ via https://www.meldennieuwezorgaanbieders.nl/melden-als-nieuwe-zorgaanbieder. Een bestaande aanbieder staat in het LRZA, het Landelijk register Zorg Aanbieders. Als je hierin staat, hoef je je niet meer te melden bij de IGJ. ECHTER, je moet nog steeds wel aan de 15 eisen voldoen die de IGJ stelt. Je hebt als bestaande aanbieder wel uitstel tot 1 juli 2022 om aan de eisen te gaan voldoen. Als je een AGB-code hebt voor je praktijk, dan sta je geregistreerd bij LRZA.
Waar moet ik mij melden bij de inspectie?

Nieuwe aanbieders dienen zich te melden via https://www.meldennieuwezorgaanbieders.nl/checklist-alles-op-orde. Deze 15 eisen moeten op orde zijn vóór dat u start met het verlenen van zorg. Hier toetst ook de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) op indien ze voor het eerst op bezoek komt. Let op. Inspectie toetst pas als ze op bezoek komt, niet vooraf. Maar je bent in overtreding als het er niet is. Dat kan forse implicaties hebben; boetes, sluiting van de praktijk etc. Uit gesprekken die wij voeren met de IGJ blijkt dat men bezig is met het inrichten van Meta-Toezicht. Dit maakt het mogelijk om grote aantallen aanbieders te controleren (op afstand.)
Wat zijn de gevolgen van GEEN registratie/aanmelding uiterlijk per 1 januari 2022?

Dat betekent dat u straks “in overtreding” bent. Wat dat precies betekent is nog niet met 100% zekerheid te zeggen. Maar vanuit onze vele jaren ervaring houden wij er ernstig rekening mee dat dit kan betekenen dat zorgverzekeraars of gemeenten u kunnen verwijten ‘onrechtmatig’ te handelen. Hierdoor moet u mogelijk (een deel van) inkomsten terugbetalen. Hier zijn talrijke voorbeelden van vanuit de Zorgverzekeringswet, maar inmiddels ook uit de WMO en de Jeugdwet. Dat is nog los van eventuele andere sancties of maatregelen die opgelegd kunnen worden vanuit de Inspectie. Kortom, een niet te onderschatten risico voor u en uw praktijk.
Geldt dit ook voor de WMO?

In de WMO staat de term Kwaliteit heel vaak beschreven, maar overwegend genomen kunnen we stellen dat dit afhankelijk is van de betreffende gemeente en welke eisen zij stelt aan WMO- aanbieders. Alle gemeentes stellen eigen kwaliteitseisen aan zowel gecontracteerde aanbieders als aan aanbieders die WMO zorg leveren op grond van PGB.
Ik heb mijn praktijk reeds enkele jaren, moet ik mij dan ook melden bij de inspectie volgens de Wtza?

Ja, de IGJ heeft niet iedereen in beeld en dat willen ze wel bereiken. Nieuwe aanbieders moeten zich uiterlijk 1 januari 2022 melden en dan moet je aan kunnen tonen dat je aan alle eisen voldoet. Bestaande aanbieders liefst ook, maar die hebben nog 6 maanden respijt. Wat de definitie van een nieuwe of een bestaande aanbieder is, is voor met name de kleine aanbieders, wat ongewis. Grote aanbieders hebben vaak een toelating vanaf een datum en dan is het wel helder. Het gegeven dat je praktijk al jaren bestaat hoeft dus niet ook te betekenen dat je als een bestaande aanbieder wordt gezien. Dit, omdat de inspectie je nog niet kent en vandaar de onduidelijkheid wanneer er sprake is van een bestaande of nieuwe aanbieder. Wil je het zekere voor het onzekere, dan doe je er verstandig aan om te zorgen dat je 1 januari gereed bent.
Als ik alleen jeugdhulp bied, hoef ik dan nergens aan te voldoen?

Helaas, ook jeugdhulpaanbieders moeten zich melden bij de inspectie op grond van de Wtza. Hierop is/wordt de wet Wtza aangapast. En daarnaast moeten jeugdhulpaanbieders ook nu al een kwaliteitssysteem hebben op grond van de Jeugdwet. Hierop werd niet altijd gehandhaafd overigens, maar dat gesternte gaat nu dus veranderen.
Val ik dan wel of niet onder Wkkgz?

Dat is helaas toch niet zo zwart-wit als we zouden willen. Het gaat er om in welke categorie de zorg valt die je verleent; Zvw, Wlz of Wmo/Jeugdwet. Er kunnen best wel mengvormen optreden in jouw praktijk. En juist die mengvormen bepalen of je wel of niet onder de Wkkgz valt. Stel, je bent niet gecontracteerd door een zorgverzekeraar maar de zorg die je verleent valt wel onder de Zvw, dan val je onder deze wet en dus ook de nieuwe Wtza zoals het er nu voorstaat. Bijvoorbeeld; kindertherapeuten kunnen ook zorg leveren die in de Zvw valt. Bijvoorbeeld speltherapie wordt aangeboden als ‘psychosociale zorg’ en wordt daarmee uit het potje ‘alternatieve zorg’ uit de aanvullende verzekering vergoed. Doe je dit, dan val je dus onder de Wkkgz. Ongeacht of je wel of niet gecontracteerd bent. Nog een voorbeeld ter verduidelijking: als jij een speltherapeut bent en je dient jouw factuur in bij de ouders van het kind. Zij betalen jou, maar dienen wel de factuur in bij hun eigen zorgverzekeraar op grond van hun Aanvullende Verzekering. Jij weet dat niet als therapeut. Juist daarom is aangegeven in de 2e kamer dat het type/soort zorg leidend is. Deze speltherapeut valt dus onder de Wkkgz, omdat deze zorg mogelijk door een verzekeraar vergoed kan worden. Kortom: het type zorg/dienstverlening in je praktijk is leidend.
Welke zorg valt dus niet onder de Wkkgz?

Er is een belangrijke categorie zorgaanbieders die niet valt onder de Wkkgz, namelijk die groep die zaken doet met de gemeente. Dat zijn de aanbieders van zorg op grond van de WMO en de Jeugdwet. Stel, je levert alleen het type zorg dat onder de Jeugdwet valt, dan val je niet onder de Wkkgz. De Wkkgz is hier redelijk duidelijk in: het moet dan gaan om een zorgaanbieder die uitsluitend zorg uit de Jeugdwet levert. Dit geldt ook als je niet daadwerkelijk gecontracteerd bent door de gemeente.
Welke zorg valt onder de Wkkgz?

In de Wkkgz staat dat de zorg die wordt omschreven in de Wet Langdurige Zorg en in de Zorgverzekeringswet, onder de reikwijdte van die wet valt. Daarnaast moeten ook zorgaanbieders met ‘andere zorg’ zich houden aan de minimale eisen van de Wkkgz. Met andere zorg wordt met name gedoeld op alternatieve zorg en plastische chirurgie. Deze zorg betalen de meeste mensen zelf omdat die niet vergoed wordt door Zorgverzekeringswet. Een belangrijke verandering ten opzichte van de beide oude wetten is dat nu ook de solistisch werkende zorgverleners onder de wet vallen en zich dus aan de bepalingen daarin moeten houden. Ook aanbieders van PGB-zorg vanuit de Zorgverzekeringswet of Wet Langdurige Zorg zijn zorgaanbieders die vallen onder de Wkkgz.
Wat is de koppeling tussen de Wtza en de Wkkgz?

De nieuwe wet Wtza (Wet Toelating Zorgaanbieders) stelt dat nieuwe aanbieders zich moeten melden bij de inspectie IGJ per 1-1-2022. En de IGJ stelt dat deze nieuwe zorgaanbieders bij deze melding, wanneer zij vallen onder de Wkkgz (Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen in de Zorg), aan een checklist moeten voldoen. Hieraan moet je voldoen voordat je zorg gaat verlenen. In die checklist staat o.a. dat je als aanbieder een Kwaliteitsmanagementsysteem moet hebben. Alle zorgaanbieders vallen onder de reikwijdte van de Wtza. Voor het zorgaanbiedersbegrip wordt aansluiting gezocht bij de brede definitie van zorgaanbieders uit de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz): namelijk instellingen en de solistisch werkende zorgverleners. Daarnaast gelden bepaalde verplichtingen ook voor jeugdhulpaanbieders.